Privacy

1. Inleiding & Verantwoordelijke

NewMills B.V. (hierna: ‘NewMills’), gevestigd te Bivak 21, KvK-nummer 42036380, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

NewMills respecteert de privacy van alle betrokkenen en verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

Contactgegevens:
NewMills B.V.
Bivak 21
6711VA Ede
[email protected]
newmills.ai

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

NewMills verwerkt persoonsgegevens die je zelf verstrekt of die worden gegenereerd door het gebruik van onze website, diensten of communicatiekanalen. Het gaat om de volgende categorieën:

2.1 Via onze website (newmills.ai)

• Naam en e-mailadres (via contactformulier of waitlist-aanmelding)
• Bedrijfsnaam en functie
• IP-adres en technische browsergegevens
• Gedragsgegevens op de website (paginabezoeken, klikgedrag)
• Communicatiehistorie

2.2 Via onze dienstverlening

• Naam, e-mailadres en contactgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers
• Gegevens die opdrachtgevers aanleveren voor de uitvoering van opdrachten
• Communicatie via e-mail, chat of andere overeengekomen kanalen

2.3 Bijzondere persoonsgegevens

NewMills verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, politieke opvattingen of biometrische gegevens), tenzij dit expliciet noodzakelijk is voor een specifieke opdracht en hiervoor afzonderlijke toestemming is verkregen.

Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Indien wij er kennis van nemen dat wij persoonsgegevens van minderjarigen hebben verzameld, verwijderen wij deze zo spoedig mogelijk.

3. Voor welke doelen verwerken wij persoonsgegevens?

NewMills verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van opdrachten en dienstverlening aan opdrachtgevers
• Communicatie over lopende projecten en diensten
• Facturatie en financiële administratie
• Marketing en het informeren over relevante diensten van NewMills (nieuwsbrief, updates)
• Verbetering van onze website en diensten via analytics
• Leadgeneratie en salesprospectie
• Naleving van wettelijke verplichtingen

De verwerking vindt plaats op basis van de volgende grondslagen: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang van NewMills, of toestemming van de betrokkene.

4. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

NewMills bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Klantgegevens in het kader van een opdracht: 7 jaar na afronding (fiscale bewaarplicht)
• Contactformulier en e-mailcorrespondentie: maximaal 2 jaar na laatste contact
• Gegevens van websitebezoekers (analytics): conform de instellingen van de betreffende tool (zie artikel 6)
• Nieuwsbriefabonnees: tot uitschrijving
• Sollicitanten: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij toestemming voor langer bewaren

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

NewMills deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden zonder jouw toestemming.

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners voor onder meer:

• cloudhosting en technische infrastructuur;
• analyses;
• CRM en klantbeheer;
• e-mailcommunicatie;
• financiële administratie.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van ons of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke wanneer dat wettelijk van toepassing is. Daarnaast kan NewMills onderaannemers inschakelen voor specifieke opdrachten – altijd onder geheimhoudingsverplichting.

Met alle partijen die namens NewMills persoonsgegevens verwerken, worden verwerkersovereenkomsten gesloten. Doorgifte buiten de EER vindt uitsluitend plaats op basis van een passend beschermingsniveau (adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen).

6. Gebruikte tools, tracking & cookies

6.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het bezoeken van onze website worden opgeslagen op je apparaat. Wij gebruiken cookies (en eventueel ook vergelijkbare technieken) voor technische functionaliteit, analyse en marketing. Bij je eerste bezoek aan newmills.ai vragen wij je toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies via onze cookiebanner.

6.2 Categorieën cookies

• Noodzakelijke cookies: vereist voor de technische werking van de website. Geen toestemming vereist.
• Analytische cookies: voor het meten van websitebezoek en gebruikersgedrag. Toestemming vereist.
• Marketing- en tracking cookies: voor gerichte advertenties en retargeting. Toestemming vereist.

6.3 Overzicht van gebruikte tools

6.4 Cookies beheren

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner op newmills.ai. Cookies kun je ook verwijderen via de instellingen van je browser.

7. Jouw rechten als betrokkene

Op basis van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (‘recht op vergetelheid’): je kunt verzoeken jouw gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van verwerking: je kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je kunt verzoeken jouw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: indien verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze te allen tijde intrekken.

Om een verzoek in te dienen, neem je contact op via [email protected]. Wij reageren binnen vier (4) weken. Ter verificatie van je identiteit kunnen wij je vragen aanvullende informatie te verstrekken.

Je hebt tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Beveiliging van persoonsgegevens

NewMills neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik. Hierbij valt te denken aan:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle dataoverdracht
• Toegangsbeveiliging en authenticatievereisten voor systemen met persoonsgegevens
• Periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van need-to-know

Gaat er onverhoopt iets mis met persoonsgegevens — bijvoorbeeld een ongeoorloofde toegang of een ongewenste openbaarmaking — dan handelen wij snel.

Wanneer wij zelf bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt (we zijn dan “verwerkingsverantwoordelijke”), melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als er een risico is voor de mensen om wie het gaat. Is dat risico waarschijnlijk hoog, dan informeren wij hen ook zelf.

Verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een klant (we zijn dan “verwerker”), dan melden wij het datalek niet zelf bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We informeren in dat geval zo snel mogelijk onze opdrachtgever, zodat die de melding kan doen. Wij helpen onze opdrachtgever met alle informatie die daarvoor nodig is.

9. Gebruik van AI-technologie

NewMills maakt bij de uitvoering van diensten gebruik van AI-technologie van zorgvuldig geselecteerde externe aanbieders, voor onder meer tekst-, beeld- en videogeneratie. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

• NewMills verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens via AI-tools.
• Opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor het niet aanleveren van persoonsgegevens aan NewMills die niet noodzakelijk zijn voor de opdracht.
• NewMills heeft, voor zover mogelijk, dataminimalisatie geconfigureerd bij AI-toolproviders (o.a. geen trainingsdata-gebruik).
• Gespreksdata die via AI-workflows loopt, wordt zo kort mogelijk bewaard en versleuteld verstuurd.

10. Wijzigingen in deze verklaring

NewMills behoudt het recht deze Privacy- en Cookieverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is steeds te vinden op newmills.ai/privacy. Wij raden je aan deze verklaring periodiek te raadplegen. Ingrijpende wijzigingen communiceren wij actief via e-mail aan abonnees en klanten.

Versie 1.1 – juli 2026

NewMills B.V.
Bivak 21
6711VA Ede
[email protected]
newmills.ai